Поиск по этому блогу

понедельник, 27 апреля 2020 г.

На удалёнке и интервью удалённые. Digital HR в лицах.

Лабмедиа не останавливается и продолжает свою работу даже сегодня. Но, как и многим по всему миру, это стало сложнее. Мы говорим не только об удалённости, но и об отсутствии живого общения.

Но мы знаем как вам помочь с этим. Команда наших экспертов не только приготовила в Box Battle вопросы в сферах автоматизации, геймификации, управления персоналом, проектирования систем и падагогичского дизайна. Но и в формате «интервью в чате» поделилась тем, как им работается в удалённом формате и как проходил процесс подготовки вопросов для игры.

Как говорится: «Without further ado» давайте перейдём к интервью. В конце вас ждёт интересный бонус!


  • Представься, пожалуйста.

Лебедева Наталья, директор по персоналу Лабмедиа, доцент кафедры ЯрГУ им. Демидова.

Я Катя Заварина, педдизайнер Лабмедиа.

Настюха Агеева, можно просто Агеич. Ведуший аналитик Лабмедиа.


  • Как сейчас в целом дела? Как продвигается работа в удалённом формате?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Я на работе) В офисе. Дома работать не могу, так как у меня маленькие дети.

Катя Заварина (педдизайнер):
Всё в порядке) Удалёнка в целом нравится. Особенно весело при этом писать курс по удалённой работе.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Дела прекрасно, но мышцы атрофируются из-за малого количества передвижений, а также стремительно набираются лишние кг)


  • А что самое сложное при работе с коллегами на удалёнке?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Получение обратной связи несколько дольше, чем обычно.

Катя Заварина (педдизайнер):
Дождаться ответа руководителя проекта. И заставить кота не скакать во время созвонов.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Удаленка это конечно не плохо, все кстати даже пооперативнее, чем в офисе. Но я уже жутко по всем скучаю)


  • Чего больше всего сейчас не хватает?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Людей. Я человек очень социальный. Мне людей не хватает.

Катя Заварина (педдизайнер):
Не хватает только живого общения с командой.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Не видеть собеседника на конф коллах)


  • Ты автор каких именно вопросов на арене HR Digital?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Оценка персонала.

Катя Заварина (педдизайнер):
Были вопросы по внутренним коммуникациям и продуктивности сотрудников.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
По теме HR автоматизация и по теме геймификация.


  • Что самое сложное при составлении вопросов для Box Battle?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Придумывать вопросы, когда закончились первые идеи. Cначала есть порыв, есть понимание, что можно спросить про это и про это, а еще вот про это... Когда этот первый порыв идей иссяк, наступает тупняк. Идешь искать вдохновение где-то, чтобы могла прийти еще какая-то идея.

Катя Заварина (педдизайнер):
Есть разные факторы) Сложно порой усмирить внутреннего критика, который кричит «зачем пользователю именно такой вопрос? А меня могут понять неправильно?» Ну и придумывать неправильные варианты ответа так, чтобы они были не бредовыми.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Выбрать сложность вопроса и составить понятную формулировку.


  • Какие материалы использовались при подготовке контента?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Cвои лекции для студентов, материалы журнала «Директор по персоналу», HR-портал.

Катя Заварина (педдизайнер):
В основном - наши курсы по Soft Skills. Еще - сёрфинг в интернете по публикациям разных экспертов, ресурс 4brain и некоторые наблюдения из опыта работы над другими курсами.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Книгу, свой опыт работы, материалы по WebTutor.


  • Какой твой самый любимый вопрос?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Мне нравятся вопросы с кейсами по оценке компетенций, то есть что делать если бухгалтер получил высокие оценки по организаторским способностям.

Катя Заварина (педдизайнер):
Так, смотри. Мне нравятся вопросы, которые затрагивают мои личные боли. В оба блока входят вопросы по целеполаганию и обратной связи - в пару из них был вложен кусочек моей души :D и нравятся вопросы, где удалось кратко обрисовать жизненную ситуацию и спросить варианты решения.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Вопрос «Какой процесс позволяет применять игровые механики в HR процессах для решения бизнес-задач?», где один из ответов был ГЕЙМПАД, потому что я не знала, какие еще варианты придумать)


  • Как именно твои вопросы могут помочь игроку в обучении?

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Понимании назначения процедур оценки. Зачем все это нужно.

Катя Заварина (педдизайнер):
У нас получается довольно разношерстная аудитория, разным людям это может помочь по-разному. Но мне хотелось, чтобы сотрудники могли взглянуть на какие-то ситуации глазами руководителя, а руководители - глазами сотрудников. Вроде как учиться вставать на место другого человека и этим руководствоваться при общении.

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Позволят познакомиться поближе с миром создания игровых механик, в общем познакомят с процессом дизайн-мышления, подскажут по HR-процессам и дадут небольшие мысли по проектированию систем)


  • Дай какое-то пожелание игрокам Box Battle.

Лебедева Наталья (директор по персоналу):
Учиться? Открыть книжки и читать? Ты все еще именно так представляешь обучение? Как только перед тобой есть задача и ты начинаешь исследовать способ ее решения - ты уже учишься. О каких-то способах ты можешь даже не подозревать. Box Battle накидает тебе список задачек, над которыми можно задуматься.

Катя Заварина (педдизайнер):
Обращение к игрокам (pointdownindex)
Друзья, играйте и используйте игру как повод для общения и изучения друг друга. Нам всегда важно слышать и понимать наших коллег и друзей, и гибкие навыки здесь очень помогают. Я на себе испытываю это, поверьте)) Особенно без возможности пообщаться вживую, важно стараться быть на связи. И почему бы не использовать игру, как мостик между всеми нами? :)

Настюха Агеева (ведущий аналитик):
Да пребудут с вами знания на арене HR Digital в эпоху формата работы из дома.


  • Послесловие.

В завершении хотим поделиться с вами еще одним способом, как можно продуктивно и весело провести обучение в Box Battle. Показательный бой между нашим ведущим аналитиком Настюхой Агеевой и геймдизайнером, то есть мной - автором этой статьи. Приятного просмотра! И до встречи на полях боя.


пятница, 27 марта 2020 г.

Дышите глубже. Box Battle проезжает Сочи.

Box Battle отработал уже год и отправился в командировку на Чёрное море в Адлер - Сочи. Где попал к одарённым подросткам в образовательный центр Сириус.

С 04 марта по 11 марта дети проводили бои по темам: Финансовые технологии, Кибербезопасность, Инновации в платежах.

Вопрос в другом. Чему нас научил этот кейс, и как он заставил нас смотреть на аналитику Box Battle другими глазами.

Аналитический бэкграунд.

Давайте сперва пройдёмся по некоторым цифрам, чтобы понимать весь контекст наших выводов.

К концу года было проведены успешные запуски Box Battle в нескольких компаниях:

  • Hoff (знание товарных линеек)
  • HILTI (знание технических особенностей профессиональных инструментов)
  • Pernod Ricard (знание истории компании, брендов и гибких навыков)
  • РГС Банк (знание банковских продуктов)
  • Монетный двор (финансовая граммотность)

Проведены турниры на различных массовых мероприятиях:

Но мы не оставили в стороне и свох коллег. В Лабмедиа за год прошло 3 игровых сессии на темы:

  • WebTutor (наш первый запуск Box Battle)
  • Английский язык (для проверки уровня владения английским языком среди сотрудников)
  • Вёрстка HTML (первый шаг в сторону аттестации по средствам Box Battle)

По итогам года, на момент написания статьи, у нас была собрана следующая выборка данных:

  • 2429 уникальных пользователей
  • 11107 сыгранных боёв
  • 6461 вопрос в базе данных
  • 48 уникальных компаний

Переходим к самому интересному, какие выводы мы сделали из всего этого массива информации.

Нужно больше вопросов! Или всё-таки нет?

Как бы банально это не звучало, но чем больше вопросов добавлено в арену, тем лучше. От чего зависит необходимое количество вопросов?

  • Длительность предполагаемой игровой сессии.
  • Количество потенциальных участников, задействованных в игре: чем больше реальных игроков задействовано в игре, тем чаще проходят бои.

Эти условия прямопропорциональны необходимому количеству вопросов. Чем больше любое из них, тем больше потребуется вопросов для поддержания интереса к арене.

Контрольным числом мы считаем 100 вопросов на 20 игроков. При активной игре в обеденное время такое количество вопросов начинает повторяться у игроков спустя 2 рабочих дня.

При нехитрых подсчётах можно понять, что на неделю активной игры требуется минимум 300-400 вопросов, чтобы исключить их частое повторение.

Но вопрос в другом, мы хотим увеличить частоту входов игроков или увеличить эффективность обучения?

Концепция Box Battle, с точки зрения методики преподавания, заключается в постепенном переводе информации из кратковременной памяти в долговременную за счёт её многократного и частого повторения. По этой причине, нам необходимо поддерживать баланс между вовлечением - пополняя базу вопросов - и повторяемостью вопросов в игре.

Как это было в Сириусе?

С 04 марта проводилось ежедневное информирование участников о мероприятии в общих чатах месенджеров и группе мероприятия вконтакте.

Кроме того, в общедоступных местах был вывешен постер с объявлением о проводимом чемпионате.

Данная статистика нам говорит не более того, что такой вид информирования участников отлично достигает своей цели.

Но дальше - интереснее.

После регистрации более чем 80% всех игроков, мы видим резкий скачок на графике количества игр.

Участники набрасываются на новую информацию и начинают её поглощать в огромных количествах. И уже на следующий день мы видим плавное понижение интереса игроков. Небольшой же подъём 10 марта вызван одним из напоминаний в чатах и соцсети о том, что до окончания турнира остался всего лишь один день.

Подобный рисунок мы уже наблюдали на примере запуска у одного из наших заказчиков, но в виду малого числа игроков, мы не могли быть точно уверены в причинах повторного подъёма интереса. Исходя их данных этих графиков, с выборкой в более чем 100 игроков, мы можем дать объктивный прогноз того, что информирование о появлении новых вопросов в игре может служить сильным толчком для повторного выхода в игру.

Таким образом, мы получаем действенный инструмент для поддержания интереса к игре в процессе обучения:

  1. Высчитываем необходимое количество вопросов на весь период обучения.
  2. Дробим весь период обучения на "сессии" исходя из правила - (100 вопросов/20 человек/2 рабочих дня).
  3. На каждую новую сессию готовим мотивирующую рассылку с информацией о появлении новых вопросов в игре.

"Да это же жулики!"

Глядя целый день в базу данных по Сириусу, она начинает глядеть в тебя и говорить, что кто-то ведёт себя в игре нечестно.

Или не то чтобы "нечестно", а *спойлер* тактически продуманно.

Анализируя два верхних графика одновременно вас может смутить резкое падение количества ответов 8 марта по сравнению с 6 марта, но с сохранением прежнего значения очков. Возникает вопрос, как такое может быть?

Что мы должны в такой ситуации проверить при подозрении на использование какого-то стороннего скрипта?

Если пункт проверен и с ним всё хорошо, то двигаемся на следующий.

  • Очки начисляются только за бои с реальным противником - делаем запрос на количство боёв, где не участвут бот.
  • Определяем, какие бои прошли в эти дни и какое реальное количество ответов было дано
  • Выборка вопросов по их сложности
Таким образом у нас получилось, что 08 марта игроки стали чаще выбирать сложные вопросы, стремясь победить как можно больше противников в сжатый срок.

Абуз ли это механик игры? Да. Но, стоит ли нам наказывать за это игроков? Скорее нет, чем да, поскольку сама цель - изучить вопросы, тем более самой высокой сложности, достигается.

Что мы можем сделать, для того чтобы использовать этот абуз себе на пользу? Есть две опции:

  • Создать логику автоопределения сложности вопросов, где у всех вопросов по умолчанию будет сложность 1, но в дальнейшем, исходя из количества правильных и неправильных ответов, ему будет динамически присваиваться другая сложность.
  • При регулярном мониторинге статистики, при наличии факта абуза, скорректировать сложности вопросов вручную. Т.к. за счёт новых знаний игроков, сложные вопросы становятся для них простыми.

На этом всё. До встречи на полях сражения!

вторник, 3 марта 2020 г.

Грабли. Мазь от синяков

Эта заметка – о личном опыте. Предлагаемые решения разных сложностей в разработке курсов могут показаться очевидными, но про них забывают. С такими решениями я и поделюсь.

В самом начале, когда мы понимаем, что будем работать над новым курсом или курсами, команда вспоминает свой прошлый опыт. Это позволяет нам предусмотреть риски и не наступить на грабли, которые уже встречались на пути раньше. Сложности возникают практически всегда, и важно всегда быть готовым к ним.   
Самые частые из них – эти:
1.     Нарушение коммуникации в команде.
2.     Создание новых возможностей курса в середине пути.
3.     Изменение объёма информации, которую нужно проанализировать и включить в курс.

Рассмотрим каждый момент с позиции сложность-решение. Речь пойдёт о том, как предусмотреть сложности и не искать вместе с заказчиком способов увеличить сроки разработки.

1. Нарушение коммуникации в команде.

Как правило, каждый проект начинается с заряда бодрости – каждый участник хочет сделать курс эффективнее, интереснее, современнее и т.д. Но в какой-то момент любой проект превращается в рутину. Для кого-то раньше, для кого-то позже. Но каждый участник со временем это ощущает. Как результат – снижение продуктивности, которая была в начале, и нарушение коммуникации с другими, потому что «всем всё и так понятно (сейчас закончу свою часть и пойду домой)». И если первое следствие рутины – естественный процесс, то второе – сознательная прокрастинация или отсутствие менеджмента. Как раз второе и нужно предусмотреть в начале разработки.

На мой взгляд, умение работать с рутиной – это одно из ключевых качеств хорошего специалиста, и чтобы не допустить мысли «всем всё и так понятно», что приведёт к нарушению коммуникации, важно составить план, который все будут соблюдать.

Решение – это повторяющиеся собрания, на которых должны присутствовать все участники. И тут важна строгость: не можешь прийти – подключись по Скайпу; заболел – изучи лог собрания и попроси кого-нибудь из коллег рассказать, о чём договорились. Как ни странно, такая формальность помогает поддерживать ритм и делать одно общее дело. Если на собраниях сможет присутствовать и заказчик курса – это вдвойне полезно.

На собраниях каждый высказывается о своих трудностях, о новых идеях, о той же рутине (при этом часто находятся решения от коллег, как её избегать). Как показывает практика, на собраниях, где, вроде, «и обсуждать нечего», участники засиживаются ещё больше, предлагая новые пути достижения результата или корректируя процесс разработки. Короче говоря, главное правило – поддерживать регулярное проведение собраний команды. Как много времени нужно на каждое собрание – смотреть по ситуации, как правило, это 30-60 минут, раз в неделю.

2. Создание новых возможностей курса в середине пути.

Сделать глубокое адаптивное тестирование, создать проработанное интерактивное задание, добавить поиск по ключевым словам – это правильные задачи, но не в середине пути. Встречаются ситуации, когда заказчик или команда разработки решают, что в курсе чего-то не хватает, находят решение, и оно оказывается трудоёмким. Всякий раз, когда мы берёмся (чаще всего на азарте) что-то такое сделать, мы не замечаем, как намеченный план по разработке оказывается неактуальным. Дедлайн понемногу смещается всё дальше и дальше, а результата, который можно было бы запустить сегодня, нет – потому что новый функционал затрагивает всю структуру курса, и нужно корректировать всё до мелочей.

Решение в этой ситуации – выделять для себя, для команды и для заказчика время «на подумать». Как бы смешно это ни звучало, нам часто не хватает воли, чтобы спокойно решить: действительно ли то, что мы собираемся сделать, так важно сделать сейчас? Можно ли новую функцию сделать после того, как будет готов минимально работающий продукт, который мы запустим для фокус-группы?

Очень часто важно остановить движение творческой мысли – в тот момент, когда она выходит за рамки плана проекта. Опять же, тут связь с первым пунктом – собрания помогают держать участников в заданных рамках, при должном менеджменте.

3. Изменение информации, которую нужно проанализировать и включить в курс.

По разным причинам иногда в середине разработки курса оказывается, что уже разработанная часть – это устаревшая информация, которую нужно заменить на новую. А новая не подходит под тот формат, который был продуман для старой. А еще её в 2 раза больше. И не важно, по чьей вине это произошло: мы не задали вопроса об актуальности в самом начале пути или заказчик об этом не подумал – с этим нужно что-то делать.

Решение – это «резиновый скелет», на который можно надеть любое мясо – контент. В нашем случае это компоненты – утверждённые в самом начале элементы вёрстки, которые не меняются по ходу всего проекта. Бывают исключения, но они точечные.

Мы заранее знаем, что любой тип информации мы поместим в тот или иной компонент, и уверены, что с этим не возникнет сложностей. Вместе с заказчиком мы договариваемся, в каком формате будет представлена та или иная информация.

Мы заранее ставим себя в рамки определённого набора компонентов/интерактивов, и кажется, что это плохо – потому что всё будет одинаковым. По факту же выигрывают все: команда разработки быстро собирает курс или вносит коррективы, а заказчик сходу понимает, из чего он строится и каким он будет – демонстрация прототипов со всеми компонентами этому способствует. В сухом остатке, смысл в том, чтобы с самого начала договариваться о некоторых рамках разработки. То, что выходит за рамки, обсуждается отдельно.

___
Три сложности, о которых я рассказал, не исчерпывают весь список сложностей, с которыми мы сталкиваемся. Однако они так часто встречаются, что, уверен, с ними сталкиваются и наши коллеги из других компаний.
Если у кого-нибудь есть свои решения разнообразных сложностей в разработке, обязательно поделитесь. Будем помогать друг другу по мере возможностей. J

P.s.
Безусловно, вещи, о которых я рассказал, закрываются разработкой по эджайл, и могут показаться сами собой разумеющимися. Однако опыт подсказывает, что эджайл в чистом виде – как написано в манифесте – очень часто неосуществим, его нужно подстраивать под собственный контекст. Сложности и решения выше – это наш контекст. Именно в нём мы, хочется думать, конструируем и собираем нужные и результативные обучающие продукты.
вторник, 18 февраля 2020 г.

Чудеса на SaaS: как мы автоматизировали бизнес-процессы без потерь в компании Mars


Можно ли автоматизировать HR-процессы?

Часто мне задают вопрос о работе. С уверенным видом отвечаю, что я аналитик и автоматизирую HR-процессы для корпоративного и государственного сектора. После этих слов замечаю, что люди, задававшие вопрос, делают удивленный вид и с непонимающим видом спрашивают: «Что такое автоматизация и HR-процессы?». И тут становится понятно, что за 4 года в компании у меня сложилось впечатление, что работа, которую мы делаем, проста и понятна, и никому в голову не придет уточнять, зачем это нужно. С такими вопросами сотрудники нашей компании сталкиваются не только когда общаются в семье или с друзьями, но и в профессиональной сфере. Когда аналитик, руководитель проекта или менеджер по продажам приезжает к заказчику и рассказывает про компанию и реализованные кейсы, коллеги воспринимают автоматизацию процессов, связанных с развитием сотрудников, как нечто запредельное, космическое и недостижимое. В такие моменты чувствуешь, что наша компания –  это команда супергероев, которая пришла спасти человечество от ручной работы, стресса и направить людей на правильный путь. Мы поясняем коллегам, что каждый бизнес-процесс доступен для автоматизации и не требуется вести планирование мероприятий в файлах на компьютере, согласовывать заявки через почту или собирать обратную связь через Google-формы. 

В этой статье рассказ пойдет о невероятном кейсе с компанией Mars. Наша компания трудится над проектом четвертый год, за это время преодолев много препятствий, решив задачи и достигнув бизнес-цели.  Совместно с коллегами из отдела обучения команда переложила бизнес-процессы, связанные с подтверждением знаний, навыков и полученного опыта для допуска к работе, на автоматизированную систему управления развитием персонала.

Как мы попали на Mars?

В далеком 2016 году наша компания встретились с компанией Mars на конференции. В тот момент в Mars существовал бизнес-процесс получения квалификаций сотрудниками, которые впоследствии влияют на допуск к работе.

За развитием сотрудников в компании на производстве отвечает Supply College – отдел по планированию и проведению обучения, а также мониторингу и сбору аналитики о полученных знаниях, умениях, навыках сотрудников. В отдел входит 13 сотрудников, из них 9 экспертов на фабриках и 4 центральной команды.

Компания Mars в цифрах:
  • В Supply входит: производство, техническая служба, инженеры, CI команда, отдел безопасности.
  • 10 фабрик.
  • 3500 сотрудников.
  • 400 профилей роли.
  • 210 квалификаций.
  • 500 учебных материалов.
  • 53 000 часов обучения, из них 26 000 часов дистанционного обучения.
  • 10 внешних аудитов.
Процесс обучения на должности заключается в следующих этапах:
  1. Для каждого сотрудника формируется типовой профиль роли, который выстраивается для него согласно типовой должности, фабрике и участку, на котором сотрудник работает. Профиль содержит набор квалификаций, которые требуется подтвердить для допуска к работе в компании. План обучения сотрудника на должности корректируется в зависимости от внешних факторов (например, требуется заменить коллегу на рабочем месте; повышение и продвижение по карьерной лестнице и другое) и добавления индивидуального обучения, направленного на получение дополнительных знаний, умений, навыков. Квалификация содержит типы учебных активностей:
    • Электронный курс.
    • Очный тренинг.
    • Аттестация с комиссией.
    • Тестирование.
    • Собеседование.
  2. Эксперты, согласно профилю роли сотрудника, формируют для него обучение. Старт получения квалификации зависит от сроков действия, графика работы, времени проведения и формата.
  3. После того как сотрудник прошел очное или дистанционное обучение по получению квалификации, для него планируется проверка знаний с помощью тестирования или аттестации с комиссией.
  4. Если сотрудник успешно прошел обучение и проверку знаний, то получает допуск к работам на участке. Эксперт формирует приказ о допуске.
  5. Для улучшения качества получаемых знаний периодично отдел обучения собирает обратную связь для корректировок в форматах подачи информации и контенте обучающих материалов.
От проблем к стремительному решению

Комплексная автоматизация в компании Mars внедрялась поэтапно и на каждом из них мы старались определить проблемы конечных пользователей для получения эффективного результата работы системы. Целевая аудитория разделилась на две группы: сотрудники компании и эксперты из Supply College.

Проблемы Supply College:
  1. Отсутствие платформы для дистанционного обучения.
  2. Хранение информации по обучению в нескольких системах одновременно.
  3. Планирование обучения сотрудников происходит в Excel-файле.
  4. Формирование документов об обучении происходит вручную.
  5. Отсутствие анализа эффективности проводимого обучения.
Проблемы сотрудников:
  1. Отсутствие доступа к системе обучения и, как следствие, к информации по получению квалификаций.
  2. Недостаток коммуникации руководителя и сотрудника.
  3. Руководитель не может отслеживать получение квалификаций своих подчиненных.
  4. Отсутствие возможности делиться обратной связью по обучению.
Mars – компания, которая дарит тепло, улыбки и радость потребителям, создавая качественные товары и услуги. Для поддержания занятых позиций на рынке компания выращивает и развивает компетентных, ответственных и инициативных сотрудников. Поэтому целью проекта стало внедрение единой и стабильной системы для поддержания бизнес-процессов, связанных с обучением.

Портал обучения – единственное правильное решение

Портал обучения реализован на системе дистанционного обучения WebTutor 2019.1.3.68, размещенной на платформе Microsoft Azure. Система используется по модели обслуживания SaaS. На основе стандартного функционала мы смогли решить основные задачи проекта:
  • Модули Дистанционное обучение и Тестирование позволяют проводить электронное обучение и проверку знаний сотрудников.
  • С помощью модуля Учебный центр реализовано планирование и проведение очного обучения.
  • С помощью модуля Библиотека реализована возможность просмотра материалов для изучения.
Для выполнения поставленных целей решили внедрить портал обучения и развития сотрудников, который делится на три смысловые части: административная – для планирования и проведения анализа результатов; обучающая – для отслеживания статуса квалификаций и прохождения обучения; управленческая – для просмотра результатов подчиненных сотрудников и печати сопровождающих документов.

Административная часть портала разработана для экспертов по обучению, которые могут выполнять следующие функции:
  1. Планировать обучение подчиненных сотрудников через календарь. На платформе реализована возможность отслеживания запланированных мероприятий на фабриках и переход к созданию сессий. В форме создания эксперт указывает настройки предстоящего мероприятия, и система формирует согласно алгоритму список участников, которым требуется подтвердить, закрыть просрочку или получить новую квалификацию. Такой способ создания мероприятий оптимизировал работу экспертов, избавил от ручной обработки информации по срокам действия сотрудников, минимизировал ошибки и неточности при планировании.
  2. После проведения мероприятия доступно завершение через интерфейсы портала и назначение тестов участникам при необходимости.
  3. Поддерживать последние нововведения обучающих материалов и квалификаций по средствам процесса проверки корректности профилей роли, тестов, учебных программ.
  4. Если процесс обучения на участке изменился или появились новые квалификации, на портале доступно создание тестов и изменение профилей роли.
  5. Согласовывать заявки на дополнительное обучение сотрудников по смежным квалификациям.
  6. Работать с закрывающими документами. Для того чтобы компания успешно проходила проверки контролирующих органов (например, Ростехнадзора), требуется готовить протоколы и приказы прохождения сотрудниками квалификационного обучения. До внедрения автоматизированной системы документы готовились вручную сотрудниками отдела обучения. Чтобы исключить типовые ошибки при формировании, на платформе реализован функционал формирования печатных форм протоколов, приказов после завершения мероприятий или прохождения аттестаций сотрудниками.
  7. Проводить анализ информации по проведенному обучению с помощью отчетов. На портале доступно 10 видов отчетов, показывающих результаты квалификаций сотрудников в разных разрезах. Для оптимизации работы системы разработано отдельное приложение для формирования сложных отчетных форм. Сложность отчетов напрямую влияла на потребляемые ресурсы, выделенные для сервера компании в облачном решении Microsoft Azure. Приложение, разработанное с помощью языка C# и подключаемое к СДО WebTutor, периодично выгружает необходимую информацию для отчетов в промежуточную базу данных и при обращении к построению отчетов активируется, обрабатывает требуемую информацию и формирует файл Excel.
Как мы знаем, визуальное отображение результатов удобнее, чем просмотр информации в таблице. Поэтому в отчете по обратной связи для тренеров для формирования графического отображения информации используются стандартные библиотеки для формирования Excel в WebTutor. При выгрузке отчета на основе информации строится график, который демонстрирует результаты работы тренеров.
Обучающая часть портала разработана для сотрудников, которые могут выполнять следующие функции:
  1. Просматривать статус квалификаций на странице профиля роли. На портале отображается статус и результаты обучения, а также шаги по дальнейшему развитию. Информация в профиле показывает актуальную информацию по срокам действия, которые изменяются в зависимости от того, проходит сотрудник адаптацию в компании или обучается повторно. Обучение сотрудника включает в себя не только обязательные квалификации, но также и развитие дополнительных компетенций и навыков по смежным должностям, а квалификационный уровень дает возможность развития и роста в должности.
  2. Оставлять обратную связь по электронным курсам, мероприятиям и тестам. Анкеты формируются автоматически с вопросами, связанными с проведенным обучением. Сотрудник заполняет их в течение двух недель, при этом получая напоминания на почту о важности сбора обратной связи. Для этого процесса внедрены элементы геймификации, которые мотивируют пользователей отвечать на вопросы регулярно.
  3. Скачивать обучающие материалы в библиотеке. Структура документов разделена на тематические блоки и направлена на подготовку к обучению, развитие компетенций и навыков в своей или смежных должностях. Сотрудник добавляет материал в избранное для быстрого доступа и поиска нужной информации.


Управленческая часть портала разработана для руководителей, которые могут выполнять следующие функции:
  1. Просматривать полную информацию по обучению подчиненных сотрудников. Из панели руководителя для сотрудника доступны следующие возможности:
    • Анализ статуса квалификаций подчиненных.
    • Просмотр запланированного обучения.
    • Просмотр результатов тестирования сотрудников и анализ допущенных ошибок.
  2. Подавать заявки на дополнительное обучение сотрудников. Периодично сотрудники замещают друг друга на участках, поэтому требуется развивать дополнительные компетенции. Для этого руководитель инициирует заявку на изучение тренинг-программ.
  3. Работать с документами после обучения. Руководитель скачивает приказы об отстранении от работы и передает в соответствующие отделы компании, а также печатает распоряжения о допуске к оборудованию.


Главная страница портала подстраивается под конкретную роль сотрудника и предоставляет следующие возможности:

  • Посмотреть информацию о запланированном обучении.
  • Перейти к административным настройкам процесса обучения.
  • Смотреть актуальные новости компании и отдела обучения.
  • Переходить к нужным функциям через панель быстрого доступа.


Итоги внедрения

Система была запущена в эксплуатацию в феврале 2017 года. В течение трех лет были внедрены более 7 бизнес-процессов, которые связаны с обучением и подтверждением квалификаций сотрудников. Использование новой системы в компании дало свои результаты, вот некоторые из них:
  • На платформе обучаются 3500 сотрудников.
  • На 30% было оптимизировано время экспертов по обучению.
  • На 20% был сокращен бюджет на обучение.
  • На 90% снижены замечания по аудитам.
  • Повышение показателя соответствия стандартам обучения на 5% и соответствия профилю роли на 3%.
Благодаря внедрению системы эксперты смогли выявить и исправить ошибки в бизнес-процессе обучения сотрудников и повысить процент обученности новых сотрудников на 12%.

Перспективы развития

За время работы портала обучения мы получили самую разнообразную обратную связь:
  • «Первоначальное освоение Портала занимает много времени».
  • «Теперь я могу видеть все свои тренинги и аттестации! Спасибо Supply College».
  • «Мне видны все допуски моих сотрудников, и я сам могу печатать распоряжения. Это очень удобно».
  • «Спасибо!!! Все хорошо! Все нравится!».
История развития портала обучения для сотрудников компании Mars не заканчивается, и мы строим большие планы совместно с Supply College, а именно:
  1. Внедрение нового формата обучения – вебинар.
  2. Оптимизация процесса адаптации для новых сотрудников.
  3. Добавление структуры производственных компетенций и оценка персонала.
Завершение

Автоматизация процессов, связанных с образованием сотрудников, – это важная составляющая компаний. Теоретическая часть подготовки сотрудников к работе должна происходить под четким наблюдением экспертов, которые планируют, проводят обучение и проверку знаний сотрудников. Любая компания старается внедрять четкий процесс подготовки сотрудников на должности для высокой производительности и удовлетворенности сотрудников работой. Своевременное обучение и развитие работника напрямую влияют на мотивацию и дают гарантию для создания качественных продуктов и услуг в компании.

Если ваша жизнь связана с развитием персонала, и вы боитесь автоматизации, запомните это не страшно. Для внедрения системы обучения достаточно начать с того, что требуется разложить процесс на шаги, понять, что в первую очередь реализовать и какие роли участвуют в процессе. Не бойтесь слов «автоматизация HR-процессов»! Каждый процесс можно переложить на автоматизированную систему и внедрить в компанию для оптимизации работы отделов.